Być może zdarzyło Ci znaleźć w sytuacji, w której urzędnik czy przedstawiciel innej firmy wymagał od Ciebie postawienia firmowej pieczątki na fakturze, umowie lub innym dokumencie, upierając się przy tym, że „takie jest prawo, a dokument bez firmowego stempla będzie nieważny”. Czy tak jest w rzeczywistości? Sprawdźmy, czy istnieją regulacje prawne na ten temat.

wizytowki-pieczatki.pl - Pieczątka na fakturze – czy jest wymagana?
Pieczątka na fakturze – czy jest wymagana?

Regulacje prawne a posiadanie pieczątki firmowej

Nie istnieją takie przepisy, które nakazywałyby właścicielom działalności gospodarczych posiadanie pieczątek firmowych. Mimo iż na niektórych dokumentach znajdziesz pole o nazwie „podpis i pieczęć”, nie musisz stawiać tam firmowego stempla. Wystarczy podpis, ewentualnie podanie danych firmy (takich jak NIP, REGON czy adres).

Praktyka pokazuje jednak, że często łatwiej jest wyrobić sobie pieczątkę firmową, niż tłumaczyć urzędnikom, pracownikom banków czy przedstawicielom innych firm, że nie masz obowiązku posługiwać się firmowym stemplem. Zdarza się też, że wewnętrzne regulacje niektórych podmiotów gospodarczych czy urzędów, mimo iż bezpodstawnie, wymuszają na Tobie wyrobienie pieczątki. Bywa, że bez firmowego stempla dopełnienie różnych procedur staje się trudne.

Ponadto w oczach wielu osób brak pieczątki jest po prostu… nieprofesjonalny. Utarło się przecież, że każda firma posiada własny stempel – z danymi kontaktowymi, często także z logo firmy i numerem rachunku bankowego.

Istnieje jeszcze jeden powód, który przemawia za wyrobieniem sobie stempla firmowego. Jaki? Obowiązek ujawnienia określonych danych. Zobacz, co to oznacza.

Ujawnianie danych firmy w obrocie gospodarczym a pieczątka firmowa

Zgodnie z Ustawą o swobodzie działalności gospodarczej, w obrocie gospodarczym należy ujawnić dane firmy, takie jak:

  • Nazwa działalności gospodarczej,
  • NIP,
  • Siedziba (adres powinien być tożsamy z adresem przedstawionym we wniosku o rejestrację działalności).

Niezastosowanie się do tych regulacji i utajnianie danych, przedsiębiorcy mogą być ukarani grzywną, której górna granica sięga nawet 5 000 złotych. Jaki to ma związek z pieczątką firmową? Otóż stempel z wymienionymi wyżej danymi znacznie ułatwia przedstawianie danych – nie trzeba bowiem wpisywać ich ręcznie – wystarczy zrobić jeden stempel na dokumencie.

Aby pieczątka spełniała wymogi wspomnianej ustawy, należ zawrzeć na niej wymienione wcześniej informacje, a w przypadku spółek z ograniczoną działalnością, można dodać także numer KRS oraz informację o kapitale zakładowym. Dlaczego? Ponieważ zgodnie z przepisani kodeksu spółek handlowych, pisma i zamówienia handlowe powinny zawierać takie dane.

Co jeszcze może zawierać pieczątka firmowa? Tak naprawdę… wszystko, co chcesz. Numer kontaktowy, adres -email, adres strony internetowej, a nawet logo firmy i hasło reklamowe.

Reasumując – posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe, ale zdecydowanie ułatwia wiele spraw biurowych i urzędowych. Poza tym jest to dobrze postrzegane przez wiele osób. Zwłaszcza, jeśli masz pieczątkę, którą możesz zabrać np. na spotkanie z klientem.


Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *